د. رءوف الكدواني يكتب: فنون إدارة الوقت
الوقت هو إحدى الوزنات الغالية التي وهبها لنا الله فهو لا يشترى أو يباع لأنه لا يقدر بمال ولا يمكن تخزين الفائض منه لاستخدامه عند الحاجة لأنه مورد محدود ولا يمكن تحديثه أو تجديده. وتأتي أهمية إدارة الوقت باعتبار أن له تأثيرًا مباشرًا على حياتنا الشخصية والعملية. فن إدارة الوقت يتيح لنا الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة لنا مثل المال والأعمال وذلك لأن عدم استخدامهما في الوقت المناسب ممكن أن يؤدي بنا إلى متاعب كثيرة ومتلاحقة. كما أن فن إدارة الوقت يزيد من كفاءة الأعمال والتروي في اتخاذ القرارات وفرصة أكبر للتركيز في دراسة حيثيات اتخاذ القرارات وتقليل الضغوط في مجال العمل. ونتيجة لما سبق يستطيع صاحب العمل أن يتعرف على معلومات أكثر وفرص أكثر تساعده في التنبؤ بالأجواء السياسية والاقتصادية والاجتماعية المحيطة بمجال العمل وبالتالي تمكنه من التخطيط الجيد لمستقبل أعماله. ومن ناحية أخرى فإن إدارة الوقت بكفاءة تمكنه من الوفاء باحتياجاته الشخصية والاستمتاع بحياته الخاصة ذلك لأنها تمكنه من تحقيق التوازن بين احتياجات عمله وحياته الشخصية.
تبدأ فنون إدارة الوقت من مرحلة تحديد أولوياتنا الأهم فالأقل أهمية مما يساعد على تحديد أهدافنا في مجال العمل على أن نركز أهدافنا على ما يوجه نشاطنا إلى النتائج المفيدة لعملنا. من المهم أيضًا أن تدون هذه الأهداف في لائحة تشمل الوقت والأوليات ومن المهم أن تكون أولوياتنا قابلة للتنفيذ ولا تميل إلى المثالية لتكون أكثر واقعية لأن عدم تحقيقها من الممكن أن يؤدي بنا إلى حالة من الاحباط والشعور بالفشل. ويجب أن نحدد بدقة تواريخ وزمن للأعمال التي على اللائحة وان يتم مراقبة هذه الأهداف بشكل دائم والتأشير على ما يتم تحقيقه مما يعطي حافزًا لتحقيق الأهداف التالية. من المناسب أيضًا أن تشمل القائمة وقتًا لراحتنا الجسدية والنفسية.
جدير بالذكر أن لكل منا نظامه الزمني الخاص به والذي يختلف من شخص الى آخر لكن بشكل عام يجب أن نحرص بقدر الإمكان على عدم تأجيل تحديد أولوياتنا نتيجة الخوف من الفشل وعدم الثقة في تنفيذها حيث إن عدم الإلتزام بمواعيدها قد يؤدي إلى إرباك الإدارة بسبب تراكم هذه المهام وبالتالي ممكن أن نجد صعوبة في تنفيذها. ومن الضروري الاستعانة بالتكنولوجيا في إدارة الوقت فهي تلعب دورًا هامًا في جدولة الوقت وتذكر الوقت المحدد لتنفيذ المهام المطلوبة. ومما شك فيه أن التكنولوجيا تدعم الإنتاجية وتساعد في إنجاز المهام بشكل أسرع وأكثر فعالية، وتقلل من الإهدار والفوضى، كما أنها تساهم في التواصل بشكل أفضل وأسرع مما يساعد في تحديد الأولويات وتنسيق جهود العاملين. أيضا فإن التكنولوجيا تخرج لنا التحليلات الذكية وتساعد في فهم كيفية استخدام الوقت بشكل أفضل وتحديد النواحي التي يمكن تحسينها في إدارة الوقت. ومن ناحية أخرى يأتي دور التفويض في إدارة الوقت. فالتفويض يساعد في إدارة الوقت بشكل جيد عندما يتم توزيع المهام بشكل مناسب أيضًا. وهناك فرق بين توزيع المهام بشكل فردي وتوزيعه بشكل جماعي. فنحن نستطيع أن نوزع المهام الموكلة إلينا على الوقت المتاح لدينا، أما توزيع المهام على المجموعة أو بالتحديد على العاملين فهو يواجه تحديات كبيرة حيث إن أي خطأ في القيام بذلك سوف يؤدي إلى نتائج سلبية جمة. فعلى المدير الذي يقوم بتوزيع مهامه أن يعرف جيدًا الموارد البشرية المتاحة لديه، وما الميزات التي تميز كل موظف وما مهاراته الخاصة. ثم يقوم المدير بتكييف المهام على هذه المهارات بعد أن يقوم بفحص ودراسة خلفية كاملة عنهم، وكلما كان المدير قادرًا على تفويض المهمة المناسبة على الموظف المناسب كان النجاح حليفه وكانت قدرة فريقه على العمل بفاعلية كبيرة مما يؤدي إلى إدارة وقت المدير بشكل أفضل. إن فنون إدارة الوقت تمثل فنون إدارة الحياة نفسها لأنها تعالج كل سلبياتنا وتسرع بنا إلى الحلول العملية وتأخذنا من حالة التخبط إلى حالة الاستقرار ومن هنا نستطيع تصنيف عملية إدارة الوقت في خانة المجالات المتقدمة في الحياة.
رئيس مجلس إدارة شركة تنمية للتأجير التمويلي
